Organisation trifft Zukunft: Starten Sie mit uns in Deutschlands modernster Zahnklinik! Sie arbeiten strukturiert, denken mit, behalten Termine, Abläufe und Prioritäten im Blick und sorgen gern dafür, dass im Hintergrund alles professionell funktioniert? Dann erwartet Sie bei uns eine verantwortungsvolle Position in einem modernen universitären Umfeld mit hoher Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum!

Sekretärin (m/w/d) der Klinikdirektion | Poliklinik für Zahnärztliche Prothetik & Seniorenzahnmedizin Eintritt: nach Vereinbarung Umfang: vorerst 20 Stunden/Woche Beschäftigung: befristet auf 2 Jahre mit der Option auf Entfristung* Arbeitsort: Brandenburg an der Havel - Ab Sommer 2026 in Deutschlands modernster Zahnklinik!

*Die Stelle ist zunächst mit 20 Stunden/Woche zu besetzen und auf zwei Jahre befristet. Wir wünschen uns eine langfristige Zusammenarbeit und eröffnen daher ausdrücklich die Möglichkeit einer Entfristung. Mit der weiteren Entwicklung und Etablierung der Poliklinik besteht zudem perspektivisch die Möglichkeit, den Stundenumfang auf bis zu 40 Stunden/Woche zu erweitern.

Wir sind die Medizinische Hochschule Brandenburg Theodor Fontane (MHB), eine staatlich anerkannte Universität mit einem besonderen Fokus auf praxisnahe Lehre, innovative Forschung und die Ausbildung der nächsten Generation von Ärztinnen und Psychologinnen. In enger Zusammenarbeit mit unseren Trägerkliniken verbinden wir exzellente Wissenschaft mit moderner Patientenversorgung und gestalten aktiv die Zukunft der Medizin in Brandenburg und darüber hinaus! Als wichtige Schnittstelle im Direktionssekretariat unterstützen Sie die Klinikdirektion im organisatorischen Tagesgeschäft und sorgen für strukturierte Abläufe sowie eine professionelle Kommunikation. Dabei verbinden Sie klassische Sekretariatsaufgaben mit modernen Anforderungen eines universitären Klinikbetriebs. Im Zuge des Aufbaus der neuen Zahnklinik bringen Sie sich zudem aktiv in die Entwicklung und Gestaltung des Direktionssekretariats ein.

Sekretariat der Klinikdirektion

Eigenständige Führung und Organisation des Direktionssekretariats Unterstützung der Klinikdirektorin in allen organisatorischen und administrativen Angelegenheiten Selbstständige Koordination, Überwachung und Priorisierung von Terminen Vorbereitung sowie organisatorische Begleitung von Besprechungen und Sitzungen Erstellung, Bearbeitung und Aufbereitung von Schriftverkehr, Präsentationen und Protokollen Bearbeitung von Wiedervorlagen sowie Nachverfolgung offener Vorgänge

Büroorganisation & Verwaltungsaufgaben

Mitwirkung beim Aufbau und bei der Strukturierung des Direktionssekretariats Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs sämtlicher Sekretariats- und Büroprozesse Bearbeitung des Postein- und Postausgangs sowie Verteilung relevanter Unterlagen Eigenverantwortliche Aktenführung und Verwaltung analoger sowie digitaler Dokumente Pflege von Übersichten, Statistiken, Listen und organisatorischen Datenbanken Bestellung, Verwaltung und Koordination von Büromaterialien und Arbeitsmitteln Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungs- und Beschaffungsvorgängen

Kommunikation & Koordination

Erste organisatorische Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner*innen Professionelle telefonische und schriftliche Korrespondenz im Namen der Klinikdirektion Abstimmung und Koordination mit Hochschulverwaltung, Fachabteilungen und externen Stellen Unterstützung bei der Organisation von Lehrveranstaltungen, Fortbildungen und Veranstaltungen Planung und Koordination von Dienstreisen, Besuchsterminen und Sonderanlässen Sicherstellung effizienter Informations- und Kommunikationswege im Fachbereich Fachliche Qualifikationen

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung im Büromanagement, Gesundheitswesen, Verwaltungsbereich oder eine vergleichbare Qualifikation Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat, Assistenzbereich, Direktionssekretariat oder in einer vergleichbaren admini...