Office Manager (m/w/d)

# Über Spotler

Die Spotler Group ist ein schnell wachsendes europäisches Technologieunternehmen, das Marketing- und Customer-Experience-Lösungen für Unternehmen jeder Größe entwickelt. Mit über 5.000 Kunden in acht europäischen Ländern und mehr als 300 Mitarbeitenden gehört Spotler zu den führenden Anbietern im Bereich Marketing-Technologie in Europa.

Spotler DACH mit Sitz in Berlin ist Teil der Spotler Group und betreut namhafte Kunden wie Deutsche Bahn und Peek & Cloppenburg. Unser internationales Team von rund 30 Mitarbeitenden arbeitet täglich daran, Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Kundenbeziehungen in wertvolle, langfristige Verbindungen zu verwandeln – mithilfe unserer KI-gestützten Customer Data und Prediction Platform. Wir entwickeln eine nahtlos integrierte Plattform, die die Kraft von First-Party-Kundendaten nutzt und durch künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen optimiert.

# Über die Rolle

Wir suchen eine/n proaktive/n, organisierte/n und vielseitige/n Office Manager/in, der/die unser Team in Berlin verstärkt. In dieser Rolle sorgst du für den reibungslosen und effizienten Betrieb unseres Büros und unterstützt darüber hinaus bei administrativen Aufgaben im Bereich People & Culture. Du reportest direkt an den Geschäftsführer.

Arbeitszeit: 20–25 Stunden/Woche, 5 Tage die Woche Präsenz im Büro in Berlin (vorzugsweise mit gleichbleibenden Arbeitszeiten).

# Deine Aufgaben

## Office Management

• Organisation und Verwaltung des täglichen Bürobetriebs, einschließlich der Bestellung und Pflege von Büromaterial, Getränken, Lebensmitteln und weiteren Verbrauchsmaterialien.
• Planung und Organisation von Firmenevents, darunter unsere regelmäßigen All-Hands-Meetings, Restaurantreservierungen und die Einrichtung der erforderlichen Technik.
• Pflege und Organisation physischer und digitaler Unterlagen sowie Implementierung und Überwachung von Ablagesystemen für einen effizienten Bürobetrieb.
• Administrative Tätigkeiten wie Terminplanung, Unterstützung bei Reiseorganisation und Zuarbeit für die Geschäftsführung bei verschiedenen bürobezogenen Projekten.
• Umfassende Unterstützung des Geschäftsführers, einschließlich Kalender- und Terminmanagement, Vorbereitung von Dokumenten, Reiseplanung und Spesenabrechnung.

## Administrative Unterstützung im Bereich People & Culture

• Ansprechpartner/in für Mitarbeitende in der DACH-Region bei HR-bezogenen Fragen und Anliegen.
• Durchführung administrativer HR-Aufgaben wie die Vorbereitung von Arbeitsverträgen, Pflege von Personalakten und Unterstützung bei der vorbereitenden Lohnbuchhaltung.
• Unterstützung bei der Umsetzung und Pflege von HR-Prozessen wie Onboarding, Leistungsmanagement und Personalentwicklung.
• Kommunikationsschnittstelle zwischen den Mitarbeitenden und dem Group People & Culture Team.

# Dein Profil

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Office Management oder einer vergleichbaren Position.
• Proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise – du erkennst Bedarfe, bevor sie entstehen, und handelst eigenständig.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Grundlegendes Verständnis von HR-Prozessen und arbeitsrechtlichen Grundlagen. Erfahrung in administrativen HR-Aufgaben (z. B. vorbereitende Lohnbuchhaltung) ist ein Plus.
• Teamplayer/in mit positiver, kollegialer Einstellung und der Fähigkeit, tragfähige Beziehungen aufzubauen.
• Fähigkeit, eigenständig zu arbeiten und mehrere Prioritäten gleichzeitig zu managen. Du fühlst dich wohl dabei, zwischen verschiedenen Aufgaben zu wechseln, und arbeitest gerne in einem dynamischen Umfeld.

# Warum Spotler?

• Die Möglichkeit, in einem dynamischen und wachsenden Unternehmen mit internationaler Reichweite zu arbeiten und einen echten Beitrag zum Erfolg von Spotler im DACH-Markt zu leisten.
• Zuschuss zum ÖPNV-Ticket oder Swapfiets-Abonnement – alternativ profitierst du von einer BahnCard50.
• Bleib fit mit unserem Zuschuss zur Urban Sports Club Mitgliedschaft.
• Regelmäßige Team-Lunches und Team-Events bieten dir die Möglichkeit, auch außerhalb der Arbeit zusammenzukommen.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Bitte sende deinen Lebenslauf und ein kurzes Anschreiben an uns. Wir melden uns zeitnah bei dir.