Als Office Manager:in bist du die zentrale Anlaufstelle unseres Düsseldorfer Büros und sorgst für eine strukturierte und serviceorientierte Arbeitsumgebung. Du empfängst Kunden und Mitarbeitende, koordinierst Termine, Meetings sowie interne Abläufe und übernimmst vielfältige organisatorische Aufgaben. Dazu gehören unter anderem Eventorganisation, Travel Management, Facility-Themen sowie administrative Tätigkeiten wie On- und Offboarding oder Postbearbeitung. Mit deiner Hands-on-Mentalität, deinem Organisationstalent und deiner Kommunikationsstärke trägst du zu einem reibungslosen Büroalltag und einer positiven Unternehmenskultur bei. #xingjob Egal, woher Du kommst, an was Du glaubst und wen Du liebst – bei XING bist Du herzlich willkommen. Wir sind fest davon überzeugt, dass uns Vielfalt, Diversität und Inklusion besser und kreativer machen. Am Ende zählt bei uns immer nur eines: Du als Mensch.

Deine Aufgaben

Du lebst Serviceorientierung, verstehst dich als "Gute Seele des Büros" und hast Spaß, als zentrale Anlaufstelle zu agieren. Dazu gehört auch, dass du für Struktur & Ordnung an unserem Standort sorgst. Du betreust den Front Desk und empfängst unsere Kunden & Mitarbeiter. Du agierst als erste Visitenkarte für unseren Standort. Du bist ein Organisationstalent: Von Mitarbeiter-Benefits, über Travel Management & Veranstaltungen bis zum Facility Management, kann alles dabei sein. Du koordinierst und organisierst Termine, Meetings und interne Abläufe Administrative Tätigkeiten, wie z.B. das On- und Offboarding von Mitarbeitern, die Postbearbeitung und die Verwaltung des Deutschlandtickets begleiten dich durch deinen Arbeitsalltag und ergänzen die vielfältige Aufgabe Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern gehört zu deinem Alltag. Du kannst dich in standortübergreifenden Projekten einbringen und Themen vorantreiben, wie z.B. das Thema Arbeitssicherheit Die Dokumentation in unserem CRM-System (Salesforce) erledigst du sorgfältig und genau. Das bringst Du mit: Du hast bereits einige Jahre Berufserfahrung in der Assistenz oder Administration, im Office Management oder im Hotelmanagement, idealerweise kannst du zusätzlich auch gut mit Zahlen umgehen. Deine Ausbildung fokussierte sich vorzugsweise auf Tourismus, Wirtschaft oder das Hotelgewerbe. Dein Arbeitsplatz wird zu 100% vor Ort im Düsseldorfer Büro sein Du hast bereits selbst Events organisieren können. Du besitzt gute Kommunikationsskills und behältst stets den Überblick über simultan laufende Themen - wenn nötig kannst du dich auch mal durchsetzen. Du siehst dich als Kulturträger·in wenn es um unsere Werte geht. Dich machen konzeptionelle Fähigkeiten aus, du bist äußerst zuverlässig, denkst lösungsorientiert und hast Spaß daran, eigene Ideen zu entwickeln und voranzutreiben. Du liebst es mit Tools wie MS Office zu arbeiten, sprichst fließend Deutsch und kannst dich im besten Fall auch in Englisch verständigen. Du verfügst über eine hohe Selbstorganisation und Eigeninitiative, bist durchsetzungsstark und begeisterungsfähig. Außerdem bist du eine serviceorientierte Person mit starker Hands-on-Mentalität und hohem Verantwortungsbewusstsein? Dann bist du bei uns genau richtig!

Deine Benefits

Beratungsleistungen durch das Fürstenberginstitut Mobile Geräte auch zum privaten Gebrauch Sommer- und Weihnachtsparty Drinks, Food & Goodies Bus- und Bahnticket Bike Leasing Restauranttickets und Mitarbeiterrabatte Du-Kultur mit Kommunikation auf Augenhöhe Marktkonformes und transparentes Gehalt 6 Wochen Urlaub Deine Ansprechperson Du hast noch Fragen? Dann melde dich gerne bei uns. Theresa Lemmer Manager Human Resources Recruiting theresa.schoeneberg@new-work.se