Über die Position:

Im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung suchen wir für unseren Kunden, ein Unternehmen aus der Life Sciences Branche, Unterstützung als Mitarbeiter*in Vertragsmanagement Pharma (m,w,d) im Raum Monheim für zunächst bis Ende 2026 mit Verlängerungsoption.

Das Hauptziel dieser Position ist die Verwaltung der Strategic Clinical Partnering (SCP)-Vertragsmanagementsysteme (CMS) sowie die Unterstützung bei Vertragsangelegenheiten innerhalb des SCP Contracts Coordinator Teams.

Der/die Mitarbeiter*in Vertragsmanagement Pharma (m,w,d) ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass der Status von Verträgen und andere relevante Informationen erfasst, gepflegt und den SCP-Mitarbeitern sowie den relevanten klinischen Studienteams – von der internen Genehmigung bis zur Archivierung – zur Verfügung gestellt werden. Zudem stellt er/sie die ordnungsgemäße Ablage und die schnelle Verfügbarkeit aller unterzeichneten Verträge sicher.

Sie unterstützen das SCP-Team bei Vertragsprozessen, koordinieren Aktivitäten und teilen Best Practices mit anderen Mitarbeiter*innen, um die rechtzeitige Lieferung qualitativ hochwertiger Ergebnisse sicherzustellen.

Sie unterstützen das Team bei wie folgt:

Verantwortung für Vendor-Verträge und CMS-Verwaltung

• Bearbeitung von Vendor-CDAs (Geheimhaltungsvereinbarungen), einschließlich Erstellung und Abstimmung bis zur finalen Version
• Verteilung und Nachverfolgung aller Vendor-Verträge bis zur vollständigen Unterzeichnung (inkl. Förderung elektronischer Signaturen)
• Bearbeitung von Bestellanforderungen (Purchase Orders) und Genehmigungen gemäß internen Prozessen
• Pflege und Aktualisierung des CMS sowie Sicherstellung einer klaren Struktur und Richtlinien
• Sicherstellung, dass alle Verträge elektronisch gespeichert und im Rechtsdatenbankarchiv verfügbar sind
• Schwärzung vertraulicher Inhalte in Verträgen bei Bedarf (z. B. für Audits)
• Abgleich und Archivierung von Vertragsunterlagen im Rahmen der Trial Master File Prozesse

Verantwortung für Site-Verträge

• Verteilung und Nachverfolgung von Standortverträgen (inkl. CDA/MCDA)
• Organisation und Verfolgung von Kurierlieferungen
• Sicherstellung der Verfügbarkeit unterschriebener Dokumente (inkl. Scannen von Originalen)
• Elektronische Ablage gemäß Abteilungsprozessen
• Archivierung von Originalverträgen in der globalen Datenbank
• Bearbeitung von Anfragen und Statusupdates
• Monatliche Überprüfung eingegangener Verträge
• Abgleich im Rahmen der Archivierung des Trial Master File

Unterstützung e-Signature

• Freigabe von Tests für CRO-Partner zur Nutzung von e-Signaturen
• Erstellung und Aktualisierung von Schulungsmaterialien
• Unterstützung bei KPI-Auswertungen und Präsentationen

HCP-Vertragsmanagement

• Zeitgerechte Bearbeitung von HCP-Anfragen
• Prüfung der Verfügbarkeit in SAP und ggf. Anlage neuer Einträge
• Erstellung und Abstimmung von HCP-Verträgen bis zur Finalisierung
• Durchführung und Nachverfolgung des Genehmigungsprozesses (CAF)

Allgemeine organisatorische Unterstützung

• Pflege von SCP-Plattformseiten
• Erstellung von Dokumenten und Korrespondenz
• Unterstützung bei Präsentationen und Protokollen
• Organisation von Meetings (vor Ort oder virtuell)
• Koordination von Bürobedarf und Räumen
• Bestellung von Büromaterial und Rechnungsbearbeitung
• Organisation von Geschäftsreisen (Flug, Hotel, Spesen)
• Ansprechpartner/in für externe Besucher
• Unterstützung weiterer SCP-Aktivitäten

Ihr Profil

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in administrativen, kaufmännischen oder ähnlichen Rollen
• Erfahrung in regulierten Umgebungen
• Erfahrung mit Vertrags- oder juristischen Dokumenten von Vorteil
• Kenntnisse in Budget- und Vertragsmanagement von Vorteil
• Erfahrungen in Pharma, Biotech oder CRO sind ein Plus
• Sehr gute Englischkenntnisse; Französisch und/oder Deutsch von Vorteil

Das bieten wir Ihnen:

• Tätigkeit in einem zukunftssicheren Umfeld
• Tarifvertraglich geregelte Vergütung
• Bewerbungscoaching
• Gründliche Einarbeitung

Bitte senden Sie uns Ihren Lebenslauf, idealerweise mit Angabe Ihres frühestmöglichen Starttermins

Bei Rückfragen sind wir jederzeit gerne für Sie da!