Als Customer & Office Service Coordinator (m/w/d) im Team Empfang & Office sind Sie gemeinsam mit der bestehenden Empfangskraft die erste Anlaufstelle für Kund*innen, Besucher und Dienstleister. Sie sorgen als Team für einen professionellen Empfang, eine reibungslose Kommunikation und einen strukturierten Ablauf im Office. Diese Position ist ideal für Menschen, die gerne telefonieren, serviceorientiert denken, schnell Zusammenhänge erfassen und Freude daran haben, ein Büro organisatorisch „am Laufen“ zu halten.

Ihre Aufgaben

Empfang & Kundenservice

• Freundlicher Empfang von Kundinnen, Dienstleisterinnen und Besucherinnen
• Telefonzentrale: Anrufe entgegennehmen, weiterleiten, Rückfragen klären
• E‑Mail‑Bearbeitung und schriftliche Kommunikation
• Postbearbeitung (Eingang, Verteilung, ggf. Ausgang)
• Wiederkehrende Kund*innen, Besucher und Dienstleister erkennen und wertschätzend betreuen
• Ein freundliches, professionelles und repräsentatives Auftreten im Kundenkontakt gewährleisten

Koordination & Organisation

• Meetingräume koordinieren, vorbereiten und nachbereiten (inkl. Kaffee, Ordnung, Sauberkeit)
• Dienstleister empfangen, Schlüssel ausgeben und Rücknahme organisieren
• Überblick über geplante Termine wie Kunden‑ oder Handwerkertermine behalten
• Informationen aktiv einholen, um zu wissen, was heute und in der Woche ansteht
• Sicherstellen, dass der Empfang immer besetzt ist (enge Abstimmung im Team)
• Unterstützung im Office Management und in administrativen Abläufen
• In Abstimmung mit der Geschäftsleitung eigenständige Projekte übernehmen, die Teams und Unternehmen organisatorisch entlasten

Teamarbeit & interne Zusammenarbeit

• Enge Zusammenarbeit mit allen Teams im Unternehmen
• Schnelle Einarbeitung in interne Strukturen, um zu wissen, welches Team für welche Themen zuständig ist
• Anrufe und E‑Mails effizient zuordnen und durch proaktives Vorarbeiten die Teams so unterstützen, dass Abläufe reibungslos funktionieren und Rückfragen reduziert werden können
• Eng abgestimmte Zusammenarbeit mit der bestehenden Empfangskraft als gleichwertiges Team
• Gemeinsame Weiterentwicklung des Empfangs- und Office‑Service‑Bereichs

Ihr Profil

• Freude am Telefonieren und am Umgang mit Menschen
• Sehr freundliches, souveränes und serviceorientiertes Auftreten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse, weitere Sprachen von Vorteil
• Schnelle Auffassungsgabe und sehr gutes Gedächtnis
• Teamfähig, offen, kommunikativ und zuverlässig
• Gepflegtes Erscheinungsbild (repräsentative Rolle am Empfang)
• Bereitschaft, 1–2× pro Monat samstags zu arbeiten (abwechselnd im Team)
• Erfahrung im Immobilien‑ oder Hausverwaltungsumfeld ist ein Plus
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und Verantwortungsbewusstsein
• Sicherer Umgang mit Tastatur (10‑Finger‑Technik oder vergleichbar schnelle Schreibweise)

Warum diese Position wichtig ist

Der Empfang ist unser Center of Connection, das Zentrum der Verbindung – der Ort, an dem Menschen, Informationen und Abläufe, persönlich, telefonisch und per Mail zusammenkommen. Hier beginnt jedes Kundenerlebnis, hier entsteht Vertrauen, hier wird auch der Impuls für die Zusammenarbeit gesetzt.

Gemeinsam mit einer weiteren Empfangskraft sind Sie das Herzstück des Unternehmens: Sie halten die Fäden zusammen, sorgen für Orientierung, schaffen Struktur und ermöglichen, dass Kund*innen, Dienstleister und interne Teams effizient und professionell arbeiten können.

Mit Ihrem Blick für Menschen, Prioritäten und Abläufe prägen Sie die Qualität unseres täglichen Arbeitens und tragen wesentlich dazu bei, dass das Unternehmen nach innen wie außen stark, verlässlich und serviceorientiert auftritt.

Was wir bieten

Kostenfreie Parkmöglichkeiten am Standort Fitness‑Mitgliedschaft bzw. Zuschuss zu Sport- und Gesundheitsangeboten Modernes, wertschätzendes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen Ein starkes Empfangs‑ und Office‑Team, das sich gegenseitig unterstützt Sicherer Arbeitsplatz in einem wachsenden Immobilienunternehmen Strukturierte Einarbeitung und klare Ansprechpartner Abwechslungsreiche Aufgaben mit Raum für eigene Ideen Zentrale Lage mit guter Erreichbarkeit Getränke & Kaffee kostenfrei, Firmen-Events

Interessiert?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! Bitte senden Sie Ihre Bewerbung an Marina Blass (jobs@ir-ag.eu).

Art der Stelle: Vollzeit

Leistungen:

• Betriebliche Weiterbildung
• Kostenlose Getränke
• Kostenloser Parkplatz

Arbeitsort: Vor Ort