Die Technische Hochschule Würzburg-Schweinfurt (THWS) ist eine der größten praxisorientierten Hochschulen in Bayern und deckt mit den Bereichen Technik, Sozial- und Wirtschaftswissenschaften, Gestaltung und Sprachen ein breites Fächerspektrum ab. Wir begleiten rund 9.300 Studierende in mehr als 70 Studiengängen auf ihrem Bildungsweg. Seit 2022 ist die THWS durch das audit familiengerechte hochschule zertifiziert, um der Vielfalt an Lebensentwürfen und Familienformen gerecht zu werden sowie aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ihrer Beschäftigten zu fördern.

Der Hochschulservice Finanzen (HSFI) ist die erste Anlaufstelle für alle Angelegenheiten rund um die Finanzen unserer Hochschule. Ob Mittel des Ministeriums oder Gelder von privaten oder öffentlichen Drittmittelgebern - wir haben die Zahlen der THWS fest im Blick.

Aktuell haben wir folgende Stelle zu besetzen:

Hochschulservice Finanzen

Beamtin/Beamter der 3. Qualifikationsebene - Verwaltung und Finanzen als Teamleitung Drittmittel (w/m/d)

in Vollzeit

Bewerbungskennziffer: 31.2.779

Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen, der Dienstort befindet sich in Schweinfurt. Die Einstellung oder Übernahme ins Beamtenverhältnis der 3. Qualifikationsebene - Fachlaufbahn Verwaltung und Finanzen (fachlicher Schwerpunkt nichttechnischer Verwaltungsdienst) erfolgt unbefristet und in Vollzeit (40 Stunden/Woche).

Aufgaben:

• Fachliche Führung und Teamkoordination

In dieser Funktion übernehmen Sie die fachliche Führung des Teams Drittmittel einschließlich der Grundsatzsachbearbeitung. Sie bearbeiten und entscheiden komplexe Anfragen und Anträge, insbesondere in Fällen, in denen rechtliche oder hochschulinterne Vorgaben keine eindeutige Klärung zulassen. Darüber hinaus steuern Sie den Projektzulauf, priorisieren eingehende Vorhaben und sorgen für eine ausgewogene Zuordnung der Projekte zu den Teammitgliedern unter Berücksichtigung der jeweiligen Auslastung und Kompetenzen.

• Finanzmanagement von Drittmittelprojekten

Sie verantworten die finanzielle Bearbeitung von Drittmittelprojekten über den gesamten Projektverlauf hinweg. Dazu gehören die Prüfung von Bestellungen auf sachliche, rechnerische und wirtschaftliche Richtigkeit sowie die Sicherstellung der Einhaltung von Vergaberichtlinien, der Bestellrichtlinie und geltender rechtlicher Vorgaben.

• Beratung, Koordination und Entscheidungsfindung

Zur Entlastung der Abteilungsleitung übernehmen Sie eine zentrale Koordinations- und Beratungsfunktion. Bereits in der Anbahnungsphase von Projekten stimmen Sie sich eng mit unserem Campus Angewandte Forschung ab und begleiten Projektleitende bei allen Fragestellungen rund um die finanzielle Abrechnung von Drittmittelprojekten. In komplexen oder strittigen Fällen führen Sie Entscheidungen herbei, die über die Entscheidungskompetenz der Teammitglieder hinausgehen, und stellen so eine rechtssichere und effiziente Projektabwicklung sicher.

• Prozessoptimierung und strategische Weiterentwicklung

Ein weiterer Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit liegt in der konzeptionellen Weiterentwicklung des Hochschulservice Finanzen im Bereich Drittmittel. Sie erarbeiten und implementieren eine umfassende Prozessoptimierung, bauen ein standardisiertes Berichtswesen für externe Stellen wie Ministerien, Behörden und Projektträger sowie für interne Adressaten auf und stellen dessen kontinuierliche Weiterentwicklung sicher. Bestehende Prozesse dokumentieren und analysieren Sie systematisch, um Schwachstellen zu identifizieren und nachhaltig zu beheben. Darüber hinaus entwickeln Sie eine strukturierte Planung der Zahlungsströme aus Projektgewinnen und setzen hierfür eine Plandatenerfassung in CEUS auf.

Einstellungsvoraussetzungen:

• erfolgreich abgeschlossene Qualifikationsprüfung (Laufbahnprüfung) des Bundes oder eines der Länder der Bundesrepublik Deutschland für die dritte Qualifikationsebene in der Fachlaufbahn Verwaltung und Finanzen (Diplomverwaltungswirtin/-wirt (FH) - idealerweise mit dem fachlichen Schwerpunkt nichttechnischer Verwaltungsdienst)
• Fachkenntnisse im Haushalts-, Verwaltungs- und Zuwendungsrecht sowie bzgl. Förderinstitutionen und -programmen sind wünschenswert
• idealerweise einschlägige Berufserfahrung in den Bereichen Drittmittel oder Haushalt, Finanzen und Recht, bevorzugt an staatlichen Hochschulen, Forschungseinrichtungen oder vergleichbaren öffentlichen Institutionen
• Kenntnisse im Steuerrecht sind von Vorteil
• Führungskompetenz, Organisationsgeschick und Teamfähigkeit
• sehr gute analytische Kompetenzen sowie eine eigenverantwortliche, lösungs- und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Benefits:

• abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeiten bei flexibler Arbeitszeitgestaltung durch ein Gleitzeitkonto und eine großzügige Homeoffice-Regelung
• 30 Tage Jahresurlaub
• die attraktiven Benefits des öffentlichen Dienstes
• kollegiale Zusammenarbeit in einem hochmotivierten Team mit flachen Hierarchien und einer offenen Kommunikationskultur
• vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• kostenlose Parkplatzmöglichkeiten und Jobticket
• Vergünstigungen in den Mensen des Studierendenwerks Würzburg
• eine attraktive Hochschulstadt mit hoher Lebensqualität
• gesundheitsförderliche Maßnahmen wie vergünstigte Sportkurse, Gesundheitstage und Workshops

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Die Einstellung oder Verbeamtung richtet sich nach den einschlägigen Regelungen des bayerischen Beamten- und Besoldungsrechts mit allen im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen. Die Besoldung erfolgt bei Vorliegen aller beamtenrechtlichen Voraussetzungen im Eingangsamt der 3. Qualifikationsebene (Fachlaufbahn Verwaltung und Finanzen) in der Besoldungsgruppe A 9 BayBesG. Bei entsprechender Bewährung bieten wir auf dieser Stelle weitere Beförderungsmöglichkeiten an.

Wir begrüßen Bewerbungen von Anwärterinnen und Anwärter, die in diesem Jahr ihr Studium erfolgreich abschließen werden.

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt. Unsere Hochschule begrüßt es, wenn sich Frauen durch die Ausschreibung besonders angesprochen fühlen.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, erforderliche Qualifikationsnachweise, relevante Arbeitszeugnisse etc.) über unser Online-Portal bis zum 31.05.2026.