Wir suchen zum nächstmöglichen eine Büroleitung (w/m/div).

Ihre Aufgaben in unserem Unternehmen sind:

• Assistenz
• Vorbereitung und Erstellung von Auswertungen
• Archivierung und Ablage sämtlicher, auch vertraulicher, Dokumente
• kommissarische Vertretung bei Urlaub und Krankheit
• Qualitätsmanagement:
• Qualitätsmanagementbeauftragte
• Implementierung, Weiterentwicklung und Aufrechterhaltung der EN 9100:2018
• Pflege des Managementsystems
• Beschwerdemanagement
• Vertretung/Präsentation des QM-Systems gegenüber interessierten Parteien
• Vorbereitung/Durchführung/Auswertung von internen Maßnahmen (Maßnahmenverfolgung)
• Leitung des QM-Zirkels
• Teilnahme an externen Prüfungen/Audits (Hygieneamt, MD)
• Überwachung der Prüf- und Messmittel
• Archivierung sämtlicher QM-Dokumente
• Büro:
• Organisation des Alltages
• Posteingang
• Postausgang
• Datenpflege des ERP-Systems (Medifox)
• Klienten
• Kontaktpersonen
• Kostenträgern
• Verordnungen
• Abrechnungen
• Rechnungen und Korrekturen
• Tourenplanung
• Pflegeverträge
• Angebote
• Anforderung/Überprüfung/Kontrolle der gültigen Verordnungen häuslicher Krankenpflege
• Archivierung sämtlicher Dokumente
• Terminverfolgung
• Protokolle erstellen
• Erarbeitung von Prozessanweisung
• Führen der Personalakten
• Pflege sämtlicher Zugänge aller nötigen Datenbank (Starmoney, hmd.client und diversen Online-Portalen)
• Dokumentation sämtlicher Kontakte mit Microsoft OneNote
• Erstellen von Dokumenten, und Formularen (Microsoft Excel, PowerPoint und Word)
• Neustrukturierung der Servergliederung mit chronologischer Sortierung
• Fuhrpark Überwachung
• Klären von Unstimmigkeiten mit den Krankenkassen
• Buchhaltung:
• vorbereitende Finanzbuchhaltung
• Anfordern von Rechnungen
• Finanzexport aus Medifox und Starmoney
• Einspielen der Datensätze von fälligen Zahlungen in Starmoney
• Vorkontieren im hmd.client
• Kassenführung (auch Klientenkassen; im hmd.client)
• Mahnverfahren
• Aufarbeitung offener Posten aus der Vergangenheit
• Buchen von Zahlungseingänge (über AS-Verrechnungsstelle, Barzahlung und aus Starmoney)
• Einkauf:
• Artikelrecherche
• Artikelanfrage
• Nötige Bestellungen tätigen
• Wareneingang
• Eingangsrechnungsprüfung
• sämtliche Dokumentation mit Ablage