Eine Assistentin der Geschäftsführung mit Buchhaltungsschwerpunkt vereint klassische organisatorische Aufgaben der Chefentlastung mit kaufmännischen Tätigkeiten im Rechnungswesen. Diese Position ist eine Schnittstelle zwischen Management, Buchhaltung und Personalwesen.
Hier ist eine detaillierte Übersicht des Aufgabenprofils und der Anforderungen:
Kernaufgaben (Schwerpunkt Buchhaltung & Finanzen)
- Laufende Buchhaltung: Unterstützung oder Durchführung der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung.
- Zahlungsverkehr: Überwachung von Zahlungseingängen und -ausgängen sowie Abwicklung des Zahlungsverkehrs.
- Mahnwesen: Verantwortlichkeit für das Forderungsmanagement (offene Posten).
- Abschlussvorbereitung: Vorbereitende Tätigkeiten für Monats- und Jahresabschlüsse (Zuarbeit für Steuerberater).
- Controlling & Berichte: Aufbereitung von Unternehmenskennzahlen (KPIs) für die Geschäftsführung.
- Personaladministration: Vorbereitende Lohnbuchhaltung und Pflege von Mitarbeiterdaten.
Klassische Aufgaben der Geschäftsführungsassistenz
- Termin- & Reisemanagement: Koordination von Kalendern, Meetings, Geschäftsreisen und Reisekostenabrechnungen.
- Korrespondenz & Kommunikation: E-Mail-Management, Telefonate und Kommunikation mit internen/externen Partnern.
- Organisationsaufgaben: Protokollführung bei Meetings, Dokumentenmanagement und Ablage.
- Projektunterstützung: Unterstützung bei Projekten, z.B. bei Förderprogrammen oder Mittelabrufen.
Anforderungsprofil (Qualifikationen & Skills)
- Ausbildung: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Industriekaufmann/-frau, Büromanagement) oder eine spezialisierte Ausbildung im Finanz-/Rechnungswesen.
- Fachwissen: Fundierte Kenntnisse in der Buchhaltung, sicherer Umgang mit Buchhaltungssoftware (z.B. DATEV, SAP) und MS Office (insb. Excel).
- Soft Skills: Zuverlässigkeit, absolute Diskretion, hohe Zahlenaffinität, strukturierte Arbeitsweise und Belastbarkeit.
- Berufserfahrung: Mehrjährige Erfahrung im Assistenzbereich oder Rechnungswesen ist von Vorteil.
Diese Position wird gesucht, um die Geschäftsführung sowohl operativ als auch finanziell zu entlasten.