Für unseren Kunden, eine moderne und zugleich traditionsbewusste Steuerberatungskanzlei in Frankfurt am Main, suchen wir eine engagierte Kanzleimanagerin / Office Managerin (m/w/d).
Die Kanzlei verbindet langjährige Expertise mit digitalen Prozessen und einem hohen Qualitätsanspruch. In dieser Schlüsselposition übernehmen Sie die organisatorische Gesamtverantwortung für einen reibungslosen Kanzleibetrieb und sind zentrale Ansprechpartnerin für Kanzleileitung, Team und Mandanten.
Ihre Aufgaben
Assistenz & Kanzleiorganisation
- Unterstützung der Kanzleileitung mit höchster Loyalität und Vertraulichkeit
- Planung und Kontrolle der Leistungserfassung sowie Vorbereitung der Honorarrechnungen
- Optimierung interner Abläufe und Sicherstellung effizienter Kommunikationswege
- Organisation von Terminen, Seminaren und internen Abläufen
Mandantenservice & Kommunikation
- Professioneller Empfang und Betreuung von Mandanten
- Organisation der Telefonzentrale und Priorisierung eingehender Anfragen
- Bearbeitung von Post, E-Mails und Dokumenten inkl. digitaler Ablage (DMS)
- Erstellung und Korrektur von Schriftstücken nach Vorlage oder Diktat
- Pflege von Mandantenstammdaten und Sicherstellung vollständiger Dokumentation
Controlling (Kernbereich)
- Überwachung der Zeiterfassung und Auftragskennzeichnung
- Kontrolle von Kosten, Deckungsbeiträgen und Auftragsrentabilität
- Unterstützung bei Auftragsplanung und Zielüberwachung
- Rechnungsprüfung, Zahlungsverkehr und Auswertungen für die Kanzleileitung
- Meldung von Abweichungen (z. B. Minusstunden, offene Leistungen)
Verwaltung & Organisation
- Führung der Kanzlei- und Geschäftsleitungskasse
- Fristenkontrolle und Organisation des Postausgangs
- Einkauf und Beauftragung externer Dienstleister
- Sicherstellung der Einhaltung interner sowie gesetzlicher Vorgaben
- Vertretung von Kolleginnen bei Abwesenheit
Ihre Befugnisse
- Fachliche Weisungsbefugnis gegenüber Mitarbeitenden im Aufgabenbereich
- Beauftragung externer Dienstleister und Seminarbuchungen
- Mitwirkung im Datenschutzbereich
- Zugang zur Kanzlei außerhalb der Arbeitszeiten nach Ankündigung
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Mehrjährige Berufserfahrung im Kanzlei-, Assistenz- oder Verwaltungsumfeld
- Sehr gute Kenntnisse in DATEV sowie MS Office
- Ausgeprägtes Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
- Hohe Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
- Serviceorientiertes Auftreten und Freude an Teamarbeit
Das bietet unser Kunde
- Verantwortungsvolle Schlüsselposition mit Gestaltungsspielraum
- Modern ausgestatteter Arbeitsplatz in zentraler Lage
- Wertschätzende Unternehmenskultur und kollegiales Umfeld
- Attraktive Vergütung zwischen 40.000 € und 50.000 € p. a. zzgl. Vergütungsregelung nach StBVV
- Langfristige Perspektive in einer zukunftsorientierten Kanzlei