Verwaltungskraft (m/w/d) im Pflegeheim in Teilzeit 70-75%

### Teilzeit Verwaltungskraft (m/w/d) im Pflegeheim - Karriere Kursana.de

Verwaltungsarbeiten erfordern echte Teamarbeit. Deshalb steht das Familiäre bei uns im Vordergrund. Freuen Sie sich bei Kursana auf ein wertschätzendes Miteinander und bestmögliche Unterstützung auf allen Ebenen.
Unser inhabergeführtes Familienunternehmen mit 95 Einrichtungen steht seit 40 Jahren für höchste Pflegequalität, eine perfekt organisierte Verwaltung und sichere Arbeitsplätze. Sie mögen feste Strukturen und Verlässlichkeit? Super! Wir bieten Ihnen geregelte Arbeitszeiten und Unterstützung durch unser zentrales Qualitätsmanagement.
Am besten lernen wir uns persönlich kennen – willkommen in der Familie!

Hauptaufgaben der Stelle

Bewohnerbezogene Aufgaben:

• zeitnahe Anlage und Führung der Bewohner im Bewohnerverwaltungs- und Abrechnungsprogramm  gemäß Handbuch,
• Sichern und Durchführen einer ordnungsgemäßen Rechnungslegung für die Heimkosten auf Grundlage der jeweils geltenden Pflegesätze,
• monatliche Abrechnung der Heimkosten für die Debitoren (Bewohner) gem. der geltenden Pflegesätze und EDV-gestützte Rechnungslegung an die betroffenen Kostenträger (Bewohner, Pflegekassen, Sozialhilfeträger) über ,
• Sichern und Durchführen einer ordnungsgemäßen und transparenten Barbetragsverwaltung der Bewohner,
• Abrechnung mit externen Dienstleistern und Auszahlung der Barbeträge im Auftrag der Bewohner
• Schriftwechsel mit Bewohnern und Angehörigen,
• Beratung und Information der Bewohner und Angehörigen in verwaltungstechnischen Angelegenheiten und Abläufen,
• Sichern und Durchführen der notwendigen Meldungen an Sozialhilfeträger und Pflegekassen bei Einzug, Auszug, Tod und Abwesenheiten (Krankenhausaufenthalt, Urlaub, Kur),
• Mithilfe bei der Vorbereitung, Organisation und Durchführung von zentralen Veranstaltungen,
• Sichern eines reibungslosen Ablaufes des Heimaufnahmeprozesses durch Unterstützung und Beratung des neuen Bewohners bzw. dessen Angehörige(n)/Betreuers in den Aufnahmemodalitäten. (Aufnahmeformulare, Heimvertrag, Behördengänge, Kostensicherung).

Personalbezogene Aufgaben:

• Einbringung realistischer Vorschläge zur Verbesserung der Arbeitsabläufe in Zusammenarbeit mit allen Fachbereichen des Hauses,
• Absicherung der Besetzung der Rezeption,
• Unterstützung des Direktion/Pflegedienstleitung in Personalangelegenheiten (Einstellung, Personalverwaltung, Dienstplanabrechnung, Auswertungen),
• Weiterleitung von Dokumenten (Arbeitsvertrag, Zeugnisse, Krankmeldungen etc.) an die Personal­abteilung in Absprache mit der Direktion,
• Erstellen eines Dienstplanes bzw. einer Urlaubsplanung für die Verwaltung in Zusammenarbeit mit der Direktion.

Betriebsbezogene Aufgaben:

• tägliche Bestimmung der Belegung und Abgleich mit EDV-Bestand,
• vierteljährige Abrechnung der Inkontinenzpauschale mit den Krankenkassen gem. der geltenden Vereinbarungen,
• Führen der Kassen gem. der Kassenrichtlinie und regelmäßige Bestandsaufnahme,
• zeitnahes Führen des Kassenbuches,
• monatlicher Abschluss der Kasse sowie Kontierung der Zahlungsvorgänge gem. Buchhaltungs­handbuch als Zuarbeit für die FiBu,
• Verwaltung der Girokonten der Einrichtung,
• Erstellen und Übermitteln der Belegungsstatistiken in Abstimmung mit der Direktion als Zuarbeit für das Controlling,
• Erfassung, Kontierung und Weiterleitung der Eingangsrechnungen an die FiBu nach Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit,
• Sicherstellung des Monatsabschlusses und Einhaltung der Termine gem. Verfahrensanweisung Nr. 3\_01/07,
• Sicherstellung eines zeitnahen Offenen-Posten-Managementes (Mahnwesen) gem. Buchhaltungs­handbuch in Absprache mit der Direktion und dem zuständigen FiBu-Sachbearbeiter,
• Zusammenarbeit mit Behörden, Institutionen, öffentlichen und privaten Kostenträgern im Rahmen der Verwaltungstätigkeit,
• Anlegen und Führen der Bewohner-Akten einschließlich der Ablage und Archivierung verwaltungs­relevanter Unterlagen,
• Überwachung von befristeten Unterlagen und Bescheiden und Meldung an Direktion bzw. Pflegedienst­leitung,
• zeitnahes Überbringen des Postausgangs zur Post,
• Sicherstellung einer laufenden EDV und der regelmäßigen Datensicherung,
• Teilnahme an hausinternen Besprechungen (ggf. Protokollführung),
• Repräsentieren der Einrichtung nach innen und außen nach Maßgabe der Direktion (z. B. bei Besichtigungen oder Anfragen durch Besucher und Gäste der Einrichtung),
• allgemeine Rezeptionsdienste (Telefonzentrale, Postein- und -ausgang, Bestellwesen, Verwaltung des Büromaterials, Sicherstellung der Betriebsbereitschaft der Verwaltungstechnik etc.),
• Unterstützung der Direktion bei Inventur, bei der Erstellung des Budgets, bei Veranstaltungen, Aushängen und bei der Öffentlichkeitsarbeit.

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich und Berufserfahrung
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, Internet, idealerweise Heimverwaltungsprogramm
• Kommunikationsfähigkeit, Freundlichkeit, Hilfsbereitschaft, Umgang mit Bargeld
• Bereitschaft zur Fortbildung, Schnelle Auffassungsgabe

Wir bieten Ihnen:

• Familiäres Arbeitsklima
• Wertschätzende Führungskultur
• Weiterbildungen an der Kursana-Akademie
• Sehr gute Entwicklungsmöglichkeiten in der Altenpflege
• Unterstützung durch ein zentrales Qualitätsmanagement
• Maßgeschneidertes Einstiegsprogramm
• Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge und kostengünstige Verpflegungsangebote
• Entlastende elektronische Dokumentation
• Mitarbeiterrabatte für mehr als 600 Marken
• Fast 40 Jahre Erfahrung als Familienunternehmen
• Verkehrsgünstige Lage
• Individuelle Arbeitszeitmodelle möglich

Als einer der Marktführer in der Pflegebranche bietet Ihnen Kursana viele interessante berufliche und persönliche Entwicklungsperspektiven.
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Ihr Ansprechpartner
Vujnovic-Clesle, Slavica
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Über Kursana
Älteren Menschen ein schönes Leben in der Gemeinschaft ermöglichen, Gutes tun und ein Lächeln ernten - das ist unsere Leidenschaft! Als einer der bundesweit größten privaten Anbieter für Altenpflege und -betreuung wissen wir, was unsere Mitarbeiter leisten.
In 95 Einrichtungen bieten sie 10.500 Bewohnern ein sicheres Zuhause. Täglich setzen sich 6.700 Mitarbeiter tatkräftig für das Wohl unserer Bewohner ein. Werden auch Sie Teil unseres Teams. Bei Kursana erwarten sie jede Menge Unterstützung, moderne Häuser und nette Kollegen. Nutzen Sie Ihre Chance – wir freuen uns auf Sie.

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