Mitarbeiter Sekretariat (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

 Allgemeine Sekretariatsaufgaben

 Organisation und Koordination der bürowirtschaftlichen Abläufe

• Büromaterial organisieren und verwalten
• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Terminen und Besprechungen
• Empfang und Betreuung von Besuchern und Gästen
• Registraturarbeiten unter Beachtung betrieblicher und gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
• Erfassen und dokumentieren von Bestellvorgängen
• Organisieren und buchen von Dienstreisen
• Erfassen, Verteilen und Ablage der Ein- und Ausgangspost

 Protokollführung bei Sitzungen und Veranstaltungen

 Schriftverkehr und Kommunikation mit internen und externen Partnern

 Vorbereiten, Erstellen und Überarbeiten von Berichten, Dokumenten und Präsentationen

 Zuarbeit zum allgemeinen Projektablauf sowie Übernahme von Sonderthemen (z.B.

Recherchetätigkeiten)

 vorbereitende Arbeiten für die Buchhaltung und Lohnabrechnung

 Führung der Projektablage, Aktenverwaltung und Datenbankpflege

• Pflege des vorhandenen Archivs
• Organisation und Pflege der Registratur
• Aussondern, Aufbereitung und ggf. Digitalisierung von Akten, Aktenbewertung
• Anlageninventur

Ihre Qualifikation:

 Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung

 Berufserfahrung im Sekretariat wünschenswert

 vertiefte Kenntnisse in MS-Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)

 Sehr gute Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift

Wir bieten Ihnen:

• 39 Stunden/Woche
• Gleitzeit zwischen 6:00 bis 20:00 Uhr (Montag – Freitag)
• Stelle ist befristet von 01.06.2026 – 30.11.2027