Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement (m/w/d)

Ihr berufliches Zuhause wartet schon auf Sie!
Das Malteserstift St. Marien im idyllischen Drensteinfurt ist eine moderne Pflegeeinrichtung mit zwei Wohnbereichen und 80 Plätzen in der vollstationären Versorgung mit 10 eingestreuten Plätzen für Kurzzeitpflege und 35 Plätzen für demenziell stark veränderte Menschen. Darüber hinaus bietet die Einrichtung 12 Plätze in der Tagespflege im benachbarten Hotel zur Post an. Durch das nahegelegene Zentrum von Drensteinfurt liegt unser Malteserstift ebenso ruhig wie gut angebunden.

Zum 01.04.2026 oder später suchen wir Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) in Teilzeit (20 Std./Woche) in unbefristeter Anstellung.
Worauf Sie sich bei uns freuen können:

• Sichere Zukunft: Unbefristete Festanstellung und Altersvorsorge von 5,6 % (KVZK) vom Bruttogehalt – von uns finanziert
• Erholung garantiert: 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage Woche + 3 Extra-Tage für dich für geistliche Auszeit
• Faire Vergütung: Überdurchschnittliches Tarifgehalt (AVR-Caritas)
• Gesundheitsförderung: Psychologische Beratung, (E-)Bike-Leasing & Verbundweite Angebote
• Pflege-Hotline: Unterstützung für pflegende Angehörige
• Karrierechancen: Aufstiegsmöglichkeiten & gezielte Weiterbildung – mit einem umfangreichen (internen) Fortbildungsangebot und digitalen Lernformaten

Ihre Aufgaben bei uns:

• Allgemeine Verwaltungsaufgaben:

o Durchführung administrativer Tätigkeiten wie Dokumentenverwaltung und Pflege von Datenbanken.
o Sorgfältige und strukturierte Stammdateneingabe sowie Pflege von Bewohnendendaten im Verwaltungssystem.
o Meldung von Bewohnenden beim Einwohnermeldeamt und Kommunikation mit Behörden.

• Verantwortung für die ordnungsgemäße Führung der Bargeldkassen:

o Verwaltung der Haus- und Bewohnendenkasse.
o Vorbereitung und Durchführung der Auszahlungen von Taschengeldern an Bewohnende.
o Durchführung von Kassenabrechnungen und Sicherstellung der Kassenbestände.

• Effiziente Korrespondenz mit Kunden und Behörden:

o Professionelle Kommunikation per E-Mail, Telefon und Post mit Bewohnern, Angehörigen, Pflegekassen und Sozialämtern.
o Klärung von Anfragen und Anliegen sowie Meldung von Veränderungen an die zuständigen Stellen.

• Serviceorientierter Empfang von Bewohnenden und Besuchern:

o Freundliche Begrüßung und Betreuung von Gästen und Angehörigen.
o Erteilung von Auskünften und Unterstützung bei Anliegen.
o Vermittlung von internen und externen Telefongesprächen sowie Annahme und Weiterleitung von Nachrichten und Informationen.

• Unterstützung im Aufnahmeprozess:

o Vorbereitung der Aufnahme neuer Bewohner, einschließlich Erstellung von Akten und Unterlagen für den Wohnbereich.
o Bestellung von Begrüßungsblumen und Vorbereitung von Namensschildern und Türschildern.
o Information des Sozialen Dienstes über Neuzugänge und Einholung von Einverständniserklärungen.

• Zuarbeit bei Abrechnungstätigkeiten:

o Unterstützung bei der monatlichen Abrechnung.
o Beantragung von Pflegewohngeld und Bekleidungspauschalen für berechtigte Bewohnende.

• Höherstufungsmanagement:

o Antragstellung bei Pflegekassen für Höherstufungen.
o Gegebenenfalls Einreichung von Widersprüchen gegen Ablehnungsbescheide.
Ihre Aufgaben bei uns:

• abgeschlossene Ausbildung zur Verwaltungsfachkraft (m/w/d), z.B. Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement, Kaufmann / Kauffrau im Gesundheitswesen, Industriekauffrau /-kaufmann oder ähnliche Qualifikation
• buchhalterische Vorerfahrung, gerne in Einrichtungen des Gesundheitswesens
• fundierte EDV-Kenntnisse (MS-Office), idealerweise Kenntnisse in Vivendi
• sprachliche Sicherheit in Wort und Schrift

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