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Assistenz der Geschäftsführung

(w/m/d)

I-2026-291 / E-2026-291

Standort

Landesgeschäftsstelle Saarbrücken

Arbeitsbedingungen

• ab sofort
• Vollzeit
• 39,5 Wochenstunden

Konditionen

• TV AWO Saarland EG9
• unbefristet

Ihre Aufgaben bei uns

• Eigenverantwortliche Organisation und Führung des Sekretariats gemeinsam mit einer Kollegin – Siestrukturieren und steuern Ihren Arbeitsbereich selbstständig, stimmen sich regelmäßig ab und vertreten sichgegenseitig
• Proaktive und eigenständige Terminplanung, -koordination und -überwachung für die Geschäftsführung –Sie antizipieren Bedarfe und setzen Prioritäten ohne Einzelanweisung
• Selbstständige Erstellung, Bearbeitung und Qualitätssicherung von Korrespondenz, Berichten,Präsentationen und vertraulichen Unterlagen
• Eigenverantwortliche Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Gremiensitzungen und Veranstaltungeneinschließlich Protokollführung und Ergebnissicherung
• Direkte Kommunikation und Koordination mit internen Fachabteilungen sowie externen Partnern, Behördenund Gremien – in laufenden Vorgängen regelmäßig ohne Rücksprache
• Selbstständige Priorisierung, Bearbeitung und Weiterleitung eingehender Anfragen sowie eigenständigeEntscheidung über Dringlichkeit und Zuständigkeit
• Eigenverantwortliche Organisation von Dienstreisen einschließlich Buchung und Reisekostenabrechnung
• Pflege und Weiterentwicklung von Ablage-, Akten- und Dokumentenmanagementsystemen in eigener Zuständigkeit
• Unterstützung der Geschäftsführung bei Projekten und Sonderaufgaben

Darüber freuen wir uns

• Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellter, Verwaltungsfachangestellter oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung
• Oder abgeschlossene Hochschulausbildung (B.A. / Dipl.) in einem einschlägigen Studiengang mit entsprechenden Kenntnissen
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie sicherer Umgang mit der deutschen Rechtschreibung und Grammatik
• Versierte Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und SharePoint

Wünschenswert

• Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich, idealerweise auf Leitungsebene
• Grundkenntnisse in Englisch für gelegentliche Korrespondenz

Persönliche Kompetenzen

• Ausgeprägte Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen
• Hohe Eigeninitiative, Organisationstalent und strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Kommunikationsvermögen und sicheres, professionelles Auftreten
• Teamfähigkeit sowie serviceorientiertes Denken und Handeln
• Belastbarkeit und Flexibilität in einem dynamischen Arbeitsumfeld

Bewerben Sie sich bitte bis zum 08.05.2026 online unter diesem Link

https://karriere.awo-saarland.de/brqf4

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.