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Das Vitra Design Museum in Weil am Rhein zählt zu den führenden Designmuseen weltweit und verfügt über eine einzigartige Sammlung von Möbeln, Leuchten und Interior Design. Das internationale Museumsteam produziert jährlich bis zu zehn Ausstellungen zu einer breiten Themenpalette aus Design und Architektur, die im Museumsbau von Frank Gehry, dem Schaudepot von Herzog & de Meuron und an anderen Orten auf dem Vitra Campus gezeigt werden. Die Ausstellungen werden ergänzt durch Vorträge, Führungen, Workshops und weitere Vermittlungsangebote. Viele Ausstellungen des Museums werden als Wanderausstellungen in internationalen Partnermuseen gezeigt.
Unser gemeinsames Ziel
Sie unterstützen die Direktion des Vitra Design Museums im administrativen und organisatorischen Tagesgeschäft, sorgen für strukturierte Abläufe im Büro und fungieren als zentrale Schnittstelle innerhalb der Organisation.

Das erwartet Sie

• Korrespondenz sowie Termin- und Reisekoordination für die Museumsleitung, inklusive Vor- und Nachbereitung von Terminen
• Unterstützung der Direktion (u.a. bei Reportings, Präsentationen, Erfassung von Adressen in der Datenbank MuseumPlus)
• Administrative Betreuung von Sonderprojekten (einschließlich Abrechnung) sowie Eventkoordination
• Abstimmung mit internen Abteilungen und externen Dienstleistern
• Organisation des Museumsbüros und der Infrastruktur
• Schnittstelle zu allen Abteilungen des Museums sowie Informationstechnologie, Gebäudemanagement und dem Vitra Campus Team
• Erster Ansprechpartner für Mitarbeiter und externe Dienstleister

Damit können Sie überzeugen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung im Assistenz- oder Office-Management-Umfeld
• Sehr guter Umgang mit MS Office sowie hohe IT-Affinität
• Sehr gutes sprachliches Ausdrucksvermögen in Deutsch und Englisch
• Strukturierte, zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise
• Diskretion, Teamfähigkeit und Eigeninitiative
• Kommunikationstalent mit Freude am direkten Kontakt mit Menschen